'매뉴얼'은 업무 진행에 참고하는 '백과사전'

[치과 매뉴얼 만들기 2] 마인드맵 작성 시 손으로 그려보는 것 추천 … 좋은 아이디어 쏟아져

지난 시간에 매뉴얼은 무엇인가 간단히 알아보았습니다. 오늘부터 매뉴얼 제작에 대해 본격적으로 알아 보겠습니다.

매뉴얼 제작 조건

1. 사용자 분석

매뉴얼은 해당 업무를 진행하기 위해 참고하는 백과사전이라고 생각하면 쉽습니다.

그럼 누가 참고를 할까요? 해당 업무를 진행해야 하는데 할 줄 모르는 사람, 부재중 대신할 사람, 혹은 헷갈리는 사람이 정확히 업무를 처리하기 위해 참고를 합니다.

2. 형태 구분

문서, 그림, 사진, 동영상 이 네가지 중 한가지의 형태로 제작이 됩니다.

① 문서

장점 : 정보를 충분하고 자세히 기재할 수 있다.

단점 : 글씨가 너무 많아지면 자칫 읽는 사람이 지루해 하거나 이해가 어려울 수 있다.

② 그림

장점 : 정보가 한눈에 들어와 간단히 확인할 수 있다.

단점 : 보조설명이 없으면 충분한 정보 전달이 어려울 수 있다.

③ 사진

장점 : 정보를 실제의 모습으로 한번에 확인할 수 있다.

단점 : 보조설명이 없으면 충분한 정보 전달이 어려울 수 있다.

④ 동영상

장점 : 정보의 실제 모습과 음성이 결합되어 정확히 정보를 확인할 수 있다.

단점 : 촬영과 편집에 시간이 오래 걸릴 수 있고 편집 기술을 요한다.

3. 공개 구분

① 외부 공개 : 외부 공개가 가능하다면 해당 매뉴얼을 홈페이지, 블로그, 유튜브 등의 매체를 활용해 업로드 시켜 마케팅 홍보자료로의 이중 활용이 가능하다.

② 내부 공개 : 내부만 공개할 시엔 해당 매뉴얼을 보관하고 업데이트 할 수 있는 저장매체 혹은 보관 장소가 필요하다.

공개 부분에 있어서 필자는 외부 공개를 추천합니다. 외부 공개를 할 시엔 업로드 된 자료를 통해 업무에 도움을 받을 수 있는 사람 외에도 해당 병원에 대한 관심을 가지고 있는 사람이 접했을 때 업무의 투명성과 진실성을 느낄 수 있어 기타 자료보다 훨씬 신뢰성을 주는 자료로 여겨질 수 있기 때문입니다.

4. 담당자 및 총괄 지정

제작 담당자는 신입직원이나 연차가 적은 직원이 만드는 것을 적극 추천합니다. 모르는 입장이었던 시간이 최근일수록 알게 되었던 기억, 그것을 어떻게 하면 더 쉽게 이해하도록 자료로 남길 수 있는지, 더욱 도움이 되는 많은 정보를 넣을 수 있는지 알 수 있기 때문입니다.

또한 요즘 젊은 친구들이 어플리케이션이나 동영상 촬영, 정보 검색에 우리보다 더욱 탁월하다는 것은 부정할 수 없을 것입니다. 만드는 사람은 일이 가중되는 느낌이 들 수 있습니다.

그것을 방지하기 위해 꼭 업무 중 제작 시간을 할애하여 배려해 주시길 바랍니다. 그 어느 누구도 업무시간 외 업무를 반기진 않을테니까요.

담당자가 정해지면 그 담당자의 제작 도구, 업무 시간, 그 외 사항을 지원해 주고 해당 매뉴얼을 총괄할 수 있는 총괄 담당자가 필요합니다. 해당 파트장이나, 실장님, 원장님이 될 수도 있겠지요. 담당자의 마음까지 지원해 줄 수 있는 총괄 담당자라면 더욱 좋겠습니다.

5. 회의 및 및 업데이트

해당 매뉴얼의 초안이 나오면 해당 파트의 전체 인원이 회의에 참여합니다. 해당 회의의 목적은 매뉴얼 초안을 확인하며 담당자의 노고에 감사하고 가감할 수 있는 사항을 함께 의논하며, 해당 매뉴얼이 사용자가 보기에 적합한지를 확인합니다. 그를 바탕으로 매뉴얼을 수정 및 업데이트 하게 됩니다. 이 회의는 매뉴얼이 완성된 후에도 3개월, 6개월, 1년 단위로 소집하여 매뉴얼을 정기점검 해 주어야 합니다.

매뉴얼 제작 기획

1. 마이드맵을 활용한 기획

위의 제작 조건을 바탕으로 기획에 들어갑니다.

마인드맵을 작성할 시엔 꼭 손으로 그려보시는 것을 추천합니다. 마인드맵은 좌뇌, 우뇌를 동시에 사용할 수 있기 때문에 손으로 직접 쓰고 그리다 보면 더 좋은 내용과 아이디어가 쏟아져 나올 수 있습니다.

2. 작업지침서 작성

위의 그림과 같은 작업 지침서가 있으면 작업 중간체크가 가능하고 작업 기한이 있어 업무를 미루지 않고 진행할 수 있습니다. 또한 파트가 하나가 되어 서로 도와주고 배려해 줄 수 있는 바탕이 됩니다.

3. 제작 도구 선정

아무래도 컴퓨터와 휴대폰이 기본 도구로 선정이 될 것입니다. 그와 더불어 기본적인 파일을 제작할 파워포인트나 워드프로세서 등의 프로그램, 동영상 편집 프로그램 등이 이에 해당 될 것입니다. 요즘엔 휴대폰의 카메라 기능이 기존 DSLR을 따라 잡을 만큼 화질이 좋아지고 그 파일을 즉시 수정하고 편집할 수 있기에 더 없이 좋은 도구입니다. 이 도구를 잘 다루는 직원이 있다면 금상첨화 아닐까요?

4. 직무기술서 작성

해당 업무에 대한 매뉴얼을 만들기 위해서는 먼저 직무기술서를 제대로 작성해 주어야 합니다. 직무기술서를 작성하고 난 뒤 해당 직무에 대해 HOW TO를 상세히 기술하면 제대로 된 매뉴얼이 나올 수 있습니다.

다음 시간엔 이 직무기술서를 어떻게 작성하는지에 대해 자세히 설명 드리며, 매뉴얼의 예시를 안내해 드리겠습니다.

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